Cách sử dụng hàm IF và SUMIF khi làm kế toán trong Excel

Hàm IF và SUMIF là các hàm điều kiện được sử dụng rất nhiều trong Excel đặc biệt là các bạn kế toán. Đây là các hàm điều kiện, dùng để lựa chọn các giá trị theo 1 điều kiện nào đó cũng như tính tổng theo 1 điều kiện nhất định.

Hàm If và Sumif có rất nhiều tiện ích, việc biết cách sử dụng các hàm điều kiện này sẽ làm cho công việc của người kế toán thao tác trên Excel trở nên rất dễ dàng.

Tuy nhiên nhiều bạn vẫn chưa biết Cách sử dụng hàm IFSUMIF trong Excel 2003, 2007, 2010, 2013… như thế nào? Cũng như việc ứng dụng các hàm này ra làm sao. Trong bài viết này Công ty kế toán Hà Nội sẽ giúp bạn hiểu rõ điều đó.

Cách sử dụng hàm IF và SUMIF khi làm kế toán trong Excel

1. Cách sử dụng hàm IF trong Excel 2003 – 2013

Hàm IF là hàm điều kiện, dùng để lấy ra kết quả mà ta mong muốn theo 1 điều kiện lựa chọn ban đầu.
Ví dụ như trong kế toán tiền lương ta muốn phân chia người có lương từ 10tr trở nên vào nhóm 1, người dưới 10tr vào nhóm 2… khi đó ta sử dụng hàm IF sẽ rất hiệu quả.

Cú pháp của hàm IF như sau:

=IF(Logical_test,[value_if_true],[value_if_false])

Với:

+ Logical_test: Biểu thức điều kiện – tức điều kiện ban đầu ta lựa chọn
+ Value_if_true: Giá trị trả về nếu biểu thức điều kiện Đúng (Điều kiện thỏa mãn)
+ Value_if_false: Giá trị trả về nếu biểu thức điều kiện Sai (Điều kiện không thỏa mãn)

Để hiểu rõ hơn các bạn cùng quan sát ví dụ sau:

Ví dụ về cách sử dụng hàm IF trong Excel:

Kế toán Hà Nội có bảng kết quả học tập của học viên học khóa học kế toán tổng hợp như hình dưới đây.
Bạn hãy điền vào ô kết quả với điều kiện: Điểm trung bình >= 5.0 => điền “Đậu” và điểm trung bình <5 => điền “Trượt”.

cach-su-dung-ham-if
Sử dụng hàm IF trong trường hợp này như sau:

Tại ô cần điền kết quả D4 bạn đặt công thức:

=IF(C4>=5, “Đậu”, “Trượt”)

Sau đó Enter bạn sẽ được kết quả như hình.

Bạn kéo xuống các ô phía dưới để lấy kết quả tương tự.

* Cách sử dụng hàm IF nhiều điều kiện – hàm IF lồng

Trong trường hợp việc sử dụng hàm điều kiện có nhiều điều kiện khác nhau thì chúng ta sử dụng hàm IF lồng.

Công thức của hàm IF lồng cũng tương tự như hàm IF đơn, chúng ta chỉ bổ sung thêm các điều kiện và lựa chọn cho nó.

Để dễ hiểu các bạn cùng quan sát ví dụ về cách sử dụng hàm IF lồng như sau:

Kế toán Hà Nội có 1 mẫu bảng thanh toán tiền lương như hình dưới đây.

Dựa vào bảng thanh toán tiền lương này kế toán hãy điền vào ô tiền thưởng cho từng người theo ngày công cụ thể như sau:

Nếu đi làm >= 27 công => thưởng 500.000đ
Nếu đi làm từ 25 đến dưới 27 công => thưởng 300.000đ
Nếu đi làm từ 20 đến dưới 25 công => thưởng 100.000đ
Nếu đi làm dưới 20 công => thưởng 0đ

cach-su-dung-ham-if-trong-excel

Áp dụng hàm IF lồng ta làm như sau:

Tại ô cần điền giả sử ô G14 ta đặt công thức:

=IF(F14>=27, “500.000”, IF(F14>=25, “300.000”, IF(F14>=20, “100.000”, “0”)))

Sau đó Enter ta được kết quả mong muốn. Kéo xuống ta được các ô tiếp theo như hình.

2. Cách sử dụng hàm SUMIF trong kế toán Excel

IF: là hàm điều kiện

Sum: là hàm tổng

=> Sumif là hàm tổng có điều kiện

Cú pháp của hàm Sumif như sau:

SUMIF(range,criteria,sum_range)

Trong đó:

+ range: là vùng điều kiện

+ criteria: Điều kiện muốn lấy

+ sum_range: tổng của vùng điều kiện cần lấy

Ví ​dụ về cách dùng hàm Sumif:

Dựa vào bảng lương dưới đây hãy tính tổng lương của phòng “kế hoạch”

cach-su-dung-ham-sumif

Áp dụng hàm Sumif, tại ô cần tính tổng ta đặt công thức:

=SUMIF(D5:D12,”Kế hoạch”,E5:E12)

Sau đó ấn Enter ta sẽ được kết quả như mong muốn.

Hàm Sumif được sử dụng rất nhiều trong công việc của người kế toán như:

– Kết chuyển các bút toán cuối kỳ

– Tổng hợp số liệu từ NKC lên Phát sinh Nợ Phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh tháng và năm

– Tổng hợp số liệu từ PNK, PXK lên “Bảng NHập Xuất Tồn“

– Tổng hợp số liệu từ NKC lên cột PS Nợ, PS Có của “Bảng tổng hợp phải thu, phải trả khách hàng”…

Ví dụ như để kết chuyển chi phí tháng 1 ta sử dụng hàm Sumif như sau:

 cach-su-dung-ham-sumif-trong-excel

Hay kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán Hà Nội áp dụng hàm Sumif như sau:

vi-du-ve-cach-dung-ham-sumif

Các lưu ý khi sử dụng hàm Sumif trong Excel:

– Dãy ô điều kiện “range” phải chứa điều kiện cần lấy

– Điều kiện cần lấy “criteria” phải nằm trong vùng điều kiện đã chọn

– Vùng tính tổng “sum_range” chứa các giá trị số muốn tính tổng. Vùng tính tổng này có điểm đầu và cuối tương ứng với điểm đầu và điểm cuối của dãy ô điều kiện.

Như vậy kế toán Hà Nội đã hướng dẫn xong các bạn các​h sử dụng hàm IF và SUMIF trong Excel cũng như ứng dụng vào công việc kế toán.

Trong kế toán Excel còn 1 hàm quan trọng khác là hàm Vlookup. Bạn có thể xem chi tiết ở đây: Cách dùng hàm Vlookup trong Excel

Với những bạn còn chưa thành thạo các nghiệp vụ kế toán trên Excel như việc lên sổ sách, hạch toán kế toán trên Excel hay việc lập BCTC trên Excel… thì có thể tham khảo thêm khóa học thực hành kế toán trên Excel